Thư ký – Nghề hấp dẫn cho một công việc ổn định

Thư ký được xem là cánh tay trái của các vị giám đốc. Chính vì vậy mà thư ký cũng phải chịu nhiều áp lực bởi công việc của họ luôn phải có những chuyến công tác xa nhà, chịu áp lực từ nhiều phía.

Ai nói đến thư ký cũng bảo ngồi bàn giấy, lúc nào cũng xinh tươi, rỗi rãi. Nhưng nếu không phải người trong nghề chắc khó mà hiểu nổi lòng của người thư ký.

Đôi nét về nghề thư ký

Không chuyên nghiệp khó thành công

Nhiệm vụ thư ký là chiếc cầu nối giữa khách hàng và cấp trên và là chất xúc tác để guồng máy hoạt động hiệu quả. Một người thư ký chuyên nghiệp phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, quản trị… và nghiệp vụ văn phòng như: Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách; công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé máy bay, khách sạn; lấy thị thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật; quản lý lưu trữ hồ sơ; chuẩn bị tài liệu, thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo; tham dự và ghi chép biên bản các cuộc họp…

Ngoài ra, họ sẽ là những người đại diện cho cấp trên của mình khi giao dịch với những khách hàng đối tác như ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ… Khi thay mặt Giám đốc để gặp gỡ, thương thảo, giao dịch với các đối tác, người thư ký phải có thêm tác phong chuyên nghiệp được thể hiện qua khả năng giao tiếp, trang phục thanh lịch, ứng xử linh động, thông minh… để đại diện cho hình ảnh công ty.

Và với vai trò là cánh tay đắc lực của sếp, công việc thư ký đôi khi không tránh khỏi những chuyến đi dài. Hoặc khi giữ vai trò người ở lại, người thư ký phải cáng đáng vai trò mà sếp giao lại để công việc luôn trôi chảy. Vì thế, để đáp ứng yêu cầu nghề nghiệp, nghề thư ký cần được đào tạo bài bản.

Nghề hấp dẫn cho một công việc ổn định

Chứng chỉ ngành quản trị văn phòng sẽ giúp những bạn trẻ muốn trở thành những chuyên viên hành chính – văn phòng, trợ lý thư ký Tổng Giám Đốc hoặc trợ lý các dự án kinh doanh… Thực tế cho thấy, bất cứ một công ty, doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình và năng động. Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách dung hoà các mối quan hệ của tất cả các thành viên để phục vụ cho mục đích chung của toàn công ty.

Vì thế, các bạn trẻ yêu thích công việc ổn định nhưng không kém phần hấp dẫn của nghề thư ký thì điều kiện đầu tiên là phải thành thạo nghiệp vụ văn phòng; kỹ năng quản lý nhân sự và quản lý dự án; bên cạnh đó còn trau dồi thêm những kỹ năng cơ bản như tiếp nhận và xử lý thông tin, tổ chức cuộc họp, đàm phán thương lượng với khách hàng…

 

Nghiệp vụ cần có của một thư ký

Ngoài các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng viết và nói, kỹ năng lên kế hoạch và óc tổ chức, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian… luôn là những ưu tiên hàng đầu của các nhà tuyển dụng. Dưới đây là 5 kỹ năng hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng mà thư ký cũng cần phải có:

Vi tính thành thạo

Nếu không thành thạo thì chí ít bạn cũng biết sử dụng những chương trình căn bản như Words, Excel để làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời… Có thể ban đầu bạn chưa quen nhưng nếu đã xác định làm thư ký thì cần phải trau dồi thật tốt khả năng này. Sự lúng túng sẽ khiến cho Giám đốc và cộng sự đánh giá thấp tất cả các khả năng còn lại của bạn.

Nhạy bén

Thư ký là cánh tay trái của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một cô thư ký nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan.

Am hiểu

Kiến thức rất quan trọng đối với một nữ thư ký. Nếu những ngày còn ngồi trên ghế nhà trường bạn… lỡ có những lỗ hổng thì ngay từ bây giờ bạn phải tìm mọi cách để lấp đầy lỗ hổng ấy. Ví dụ, khi tuyển dụng, người ta không yêu cầu bạn phải am hiểu về bóng đá, thể thao nhưng trong một phút bất chợt nào đó, sếp của bạn cũng có thể “cắc cớ”: “World Cup 98 diễn ra ở đâu nhỉ?” Và nếu bạn không biết thì cái ngớ người lắc đầu của bạn sẽ nhen nhóm sự thất vọng trong lòng ông ta.

Trí nhớ tốt

Những số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, ngày nào sếp có hẹn với khách hàng, hoặc đơn giản “Hôm nay ngày bao nhiêu?” cũng là những điều mà một thư ký giỏi cần lưu ý và ghi nhớ.

Có tính độc lập

Không có nghĩa là bạn toàn quyền quyết định mọi công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối như dời cuộc hẹn, khất nợ, thoả thuận một hợp đồng mới…

Có khả năng diễn thuyết

Không phải chỉ khi nào đứng trước hàng chục người, bạn mới cần khả năng này mà bất kỳ khi nào bạn cũng phải làm được điều đó. Lời nói của bạn phải trình bày được những gì bạn nghĩ, không được dài dòng, mập mờ nhưng cũng không quá ngắn gọn, cục mịch. Đối tác khi đã mất cảm tình với bạn chắc chắn sẽ mất cảm tình với công ty.

IES COllege là một sự lựa chọn tốt cho các quý phụ huynh và học sinh với nhiều ngành nghề đa dạng như :